Factura.

La factura, factura de compra o factura comercial es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa. La información fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar.

Además, en la factura deben aparecer los datos del expedidor y del destinatario, el detalle de los productos y servicios suministrados, los precios unitarios, los precios totales, los descuentos y los impuestos.

La factura se considera como el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisión de un servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligado tributario receptor (el comprador). La factura es el único justificante fiscal, que da al receptor el derecho de deducción del impuesto (IVA). Esto no se aplica en los documentos sustitutivos de factura, recibos o tickets.

Tipos de Facturas. 

Las facturas pueden ser de cuatro tipos:

Normales: documentan la entrega de productos o la provisión de servicios, junto con los impuestos aplicables y los precios y contienen todos los datos que requiere la normativa.

Simplificadas: documentan entrega de productos o provisión de servicios y contienen un número reducido de datos, prescindiendo de los que identifican al comprador (tickets o recibos). Solo se permiten en determinados casos y para importes reducidos.

Rectificativas: documentan correcciones de una o más facturas anteriores, o bien devoluciones de productos, envases y embalajes o comisiones por volumen.

Recapitulativas: documentan agrupaciones de facturas o albaranes de entrega de un período. Para que esta factura tenga validez fiscal se han de anular las anteriores.

 Orden de Compra.

La orden de compra es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago y muchas cosas más.

 Requisitos de estos son.

Lugar y fecha de emisión.

Nombre y número de orden del comprobante.

Nombre y domicilio del comprador y del vendedor.

Número de C.U.I.T.; para Argentina; ingresos brutos; fecha de inicio de actividades y condición frente al I.V.A. del emisor.

Número de C.U.I.T.; para Argentina y condición frente al I.V.A. del destinatario.

Detalle de las mercaderías solicitadas.

Condición de pago y entrega.

Firma del comprador o encargado de compras.

Datos de la empresa que imprime el documento, habilitación municipal, fecha de impresión y numeración de los documentos impresos.

Debe aclararse que es un documento no válido como factura y colocar la letra "X".

Formas de emisión.

Original: Para el vendedor.

Duplicado: Para el comprador. 

Importancia 

Al comprador le sirve como constancia de las mercaderías que solicitó, pero casi no se utiliza de esa forma. Es más utilizado para saber el tipo de gasto y cuanto gasto. Al vendedor le sirve para preparar el pedido y dar curso a la facturación en caso de que sea aceptado el pedido.

Remito.

 Se utiliza para documentar el envío de mercaderías. Es emitido por el vendedor, como mínimo por duplicado. En caso de entrega personal al cliente, éste lo devuelve conformado luego de verificar el correcto estado de lo adquirido.

En caso de que intervenga un transporte o flete, se entrega al transporte por triplicado: el comprador, al recibir lo comprado en sus depósitos, firma o "conforma" el duplicado y triplicado y los devuelve al transportista o fletero como constancia de la recepción. El transportista, a su vez, entrega el duplicado a la vendedora (que contratará el envío) y archiva el triplicado como constancia de la prestación de su servicio.

En todos los casos, si al momento del control el cliente detectara faltantes, sobrantes, daños o deterioros en la mercadería recepcionada, deberán dejar nota del observado y reclamar su reemplazo por otra o, en su defecto, el ajuste respectivo al momento de la facturación.

Recibo.

 Un recibo o constancia de pago es una constancia que sirve para certificar que se ha pagado por un servicio o producto. Hay de diversos tipos según el formato, si queda registrado, y otras características. Los recibos por lo general, se extienden por duplicado. El original se entrega a quien hizo el pago y el duplicado queda en poder de quien lo recibe. Un recibo puede ser de muchas maneras diferente como por ejemplo: una persona o empresa, y el detalle de facturas o servicios que se pagan con este cheque emitido, quien lo opera, quien lo revisa, quien lo recibe conforme a lo descrito, fecha de recibido, descripción de las facturas (números que se pagan), los precios totales, los descuentos y los impuestos. Es utilizado para dejar constancia por parte de una empresa de que fue lo que se pagó o realizó con la emisión de mencionado cheque que consta en la copia voucher. Se refiere a voucher cuando tiene copias al carbón, como el caso de los vouchers de las tarjetas de crédito que tiene varias copias según el uso de los interesados. Además sirve para sacar cuentas de cuánto dinero se ha gastado.

 Nota de Devito.

Es un documento comercial confeccionado por el vendedor para efectuar al cliente algún cargo o débito en su cuenta corriente. La emisión de este documento genera un aumento en el saldo adeudado por el cliente. Se emite como mínimo por duplicado; corresponde entregar el original al cliente y retener el emisor el duplicado. Las situaciones que dan origen a su confección pueden ser algunas de las siguientes: importes consignados de menos en una factura por error u omisión; en el caso de atrasos o demoras en los pagos que realizan los clientes para cargarles los intereses por mora correspondientes; Gastos generados por el envío de mercaderías (alistamiento, carga/descarga, fletes) que se hayan acordado a cargo de comprador

 NOTA DE CREDITO

Es aquel documento comercial emitido por el vendedor en el cual se detallan conceptos por los que un comprador dispone de crédito a su favor en su cuenta comercial. Es un documento registrable y siempre genera un saldo positivo para el cliente.

Casos en los que se emite

Errores de facturación: Se facturó un importe superior y luego se lo corrige con NC.

Aplicación de bonificaciones y/o descuentos

Devoluciones

Casos de roturas de mercadería

Diferencia con la carta de crédito

La carta de crédito no tiene nada que ver con la nota de crédito. La primera es un documento que constituye un instrumento de pago utilizado en operaciones de comercio exterior, en cambio la segunda, como dijimos es un documento que expresa un saldo a favor para el cliente en operaciones comerciales corrientes.

Diferencia con la nota de debito.

La nota de débito es un documento comercial emitido por el vendedor en el cual se detallan cargos por diferentes conceptos hacia el comprador lo que constituye una deuda a pagar de este último o una disminución de su saldo en cuenta corriente.

 Pagare.

 Un pagaré es un documento que contiene la promesa incondicional de una persona -denominada suscriptora-, de que pagará a una segunda persona -llamada beneficiaria o tenedora-, una suma determinada de dinero en un determinado plazo de tiempo. Su nombre surge de la frase con que empieza la declaración de obligaciones: "debo y pagaré".

 Requisitos del Pagare.

 Al ser un instrumento de pago formal, el pagaré debe poseer ciertos requisitos llamados de validez a la persona debida.

 Cheque.

Un cheque (anglicismo de cheque o check) es un documento contable de valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta la cual se expresa en el documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.

El cheque es un título valor a la orden o al portador y abstracto en virtud del cual una persona, llamada librador, ordena incondicionalmente a una institución de crédito el pago a la vista de una suma de dinero determinada a favor de una tercera persona llamada beneficiario.

 Requisitos.

Mención de ser cheque insertada en el texto del documento

Lugar y fecha en que se expide

La orden incondicional de pagar una suma determinada de dinero

El nombre del librado. (Una institución de crédito)

El lugar de pago.

La firma ya pagado.

También puede ser de estos requisitos depende el cheque con que se va a efectuar el cambio.

 Cheque Cruzado.

Un cheque (anglicismo de cheque o check) es un documento contable de valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta la cual se expresa en el documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.

El cheque es un título valor a la orden o al portador y abstracto en virtud del cual una persona, llamada librador, ordena incondicionalmente a una institución de crédito el pago a la vista de una suma de dinero determinada a favor de una tercera persona llamada beneficiario.

Requisitos.

Mención de ser cheque insertada en el texto del documento

Lugar y fecha en que se expide

La orden incondicional de pagar una suma determinada de dinero

El nombre del librado. (Una institución de crédito)

El lugar de pago.

La firma ya pagado.

También puede ser de estos requisitos depende el cheque con que se va a efectuar el cambio.

 Cheque al Portador.

Es aquel que no indica una persona específica a favor de quien se expide. Este tipo de cheque debe indicar la leyenda “al portador” en el espacio destinado para señalar el nombre del beneficiario.

Características particulares:

El beneficiario del cheque puede entregarlo como pago a otra persona o empresa sin necesidad de endosarlo, ya que la persona que sea “el portador” del cheque es quien podrá cobrarlo.

No es necesario presentar una identificación para realizar su cobro, ni escribir los datos del tenedor del cheque al momento de presentarlo.

El cheque al portador podrá ser expedido hasta por la cantidad que cada institución determine, de acuerdo a sus políticas internas.

Cheque de Caja.

Es aquel expedido por una institución de crédito para que sea pagado en sus propias sucursales o filiales. El cliente entrega al banco la cantidad de dinero por la que expedirá el cheque y éste será pagado en esa misma institución o en su caso podrá depositarse en una cuenta del beneficiario. Deben ser expedidos a nombre de una persona determinada, no al portador y no son negociables (no pueden cederse sus derechos mediante un endoso).

Características particulares:

Deben ser nominativos, es decir, forzosamente deben estar emitidos a favor de una determinada persona física o moral.

Es posible acudir a cualquier banco para su adquisición, sin importar que el cliente tenga o no una cuenta bancaria con esa institución.

Estos cheques no se encuentran en una chequera común y corriente, son expedidos por el banco a petición del cliente.

Únicamente el beneficiario señalado en el cheque podrá cobrarlo o depositarlo en una cuenta bancaria a su nombre.

No es endosable por lo que no puede transmitirse su propiedad y derechos a otra persona.

En caso de robo o extravío, no puede ser cobrado por otra persona, por lo que se puede cancelar.

Es una forma de pago muy segura ya que este tipo de cheque se expide una vez que el banco se ha cerciorado de que existen fondos suficientes para el pago del mismo, asegurando así que el beneficiario pueda cobrar estas cantidades.

El banco cobra comisión por la expedición de estos cheques y esta cantidad no le será devuelta en caso de cancelación.

Recomendaciones:

Este tipo de cheque te puede ser útil cuando se desea garantizar los fondos que un tercero va a recibir por medio de este documento, además de tener la ventaja de que para obtenerlo no necesitas tener una cuenta con la institución bancaria que lo emite.

Antes de solicitar un cheque de caja pregunta sobre la comisión que el banco te cobrará por la expedición del documento.

Para el caso de cancelación deberás presentar el documento en el banco.

Si la cancelación se debe a robo o extravío del documento, deberás levantar el acta ante el ministerio público y presentarte con una copia de la misma ante el banco para que éste lleve a cabo el procedimiento de cancelación.

Cheque certificado.

El cheque certificado está regulado en los arts. 51 y 52 del Decreto Ley de Cheques n° 14.412 de 1975.

La certificación consiste en una constancia, firmada por el banco en el mismo cheque, en que se establece que existen fondos disponibles en la cuenta del librador, para el pago del cheque (art. 51, inc. 1). La certificación se debe hacer por el banco girado a pedido del librador.

La finalidad del cheque certificado es proporcionar una mayor seguridad a quien recibe un cheque. Cuando en la celebración de determinados negocios debe hacerse entrega de sumas importantes de dinero, resulta cómodo y útil el pago con un cheque, pero quien lo recibe realiza en cambio una prestación, puede tener desconfianza sobre la posibilidad y seguridad de su cobro. La certificación tiende a despejar esa desconfianza.

El banco girado debe mantener afectada, en la cuenta corriente, la cantidad correspondiente al cheque certificado, hasta que venza el término de presentación (art. 52, inc. 3). Vencido ese término, el banco la desafecta ya que, según dispone el inc. 1 del art. 52, el banco es responsable de que existirán fondos durante el período de presentación y no después de él.